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Conceito de documentação

Documentação, da palavra latina “documentatiōne”, é o ato e o resultado de documentar: provar algo através de documentos ou evidências. O termo geralmente se refere ao conjunto de documentos que permitem obter a acreditação de algo.

Por exemplo: “Tenho que saber qual é a documentação necessária para entrar nos Estados Unidos”, “A polícia fez uma batida na sede da empresa com o objetivo de apreender a documentação”, “É proibido dirigir sem a documentação do veículo”.

A documentação pessoal é composta por aqueles documentos que comprovam a identidade de um indivíduo: a carteira de identidade, o passaporte, etc. Esses documentos são emitidos por uma autoridade estadual e podem ser necessários para a realização de vários procedimentos.

Para dirigir um automóvel, por outro lado, é obrigatório ter certa documentação. Na Argentina, para citar um caso, todos os condutores devem portar carteira de habilitação, cédula de identidade do veículo, comprovante de pagamento do seguro e laudo de verificação técnica do veículo (VTV). A polícia pode exigir essa documentação na via pública e aplicar sanções a quem não a exibir.

As empresas, em geral, têm que administrar e manter a documentação durante sua atividade. Dependendo do caso, a documentação pode ser constituída pelas notas fiscais emitidas, pelos balanços, declarações juramentadas e certidões expedidas pelas autoridades da área a operar.

Finalmente, a disciplina dedicada à coleta e organização de documentos é chamada de documentação. Seu objetivo é garantir e facilitar o armazenamento de dados e o acesso aos mesmos.

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