Uma nota de encomenda é um documento que o comprador entrega ao vendedor para solicitar certas mercadorias. Neste consta a quantidade a comprar, o tipo de produto, o preço, as condições/modalidades de pagamento e outros dados importantes para a operação comercial.
Exemplos: “Joana, toma a nota de encomenda do cliente e prepara o pedido, que ele passará aqui para levantar a encomenda dentro de uma hora”, “Acaba de chegar uma nota de encomenda no valor de 5.000 dólares”, “Não entendo o que aconteceu. Na empresa, dizem-me que nunca receberam a minha nota de encomenda”.
As notas de encomenda são também conhecidas por outros nomes como: ordens de compra, pedidos de compra ou purchase orders.
Regra geral, a nota de encomenda menciona o local e a data de emissão, o nome e o domicílio do comprador e do vendedor, dados fiscais, detalhes das mercadorias pedidas e condições de pagamento e de entrega. É importante esclarecer que esse documento não serve de fatura.
Em suma, esse documento é usado quando se deseja expressar a intenção de compra. Mas é importante alertar que esse documento não se trata de um comprovante, fatura ou algo do tipo, já que ela representa a vontade do comprado em adquirir algo, mas não representa a venda propriamente dita.
Uma nota se trata de um documento que serve para lembrar ou requisitar/solicitar algo. Logo, nota de encomenda é um documento com o intuito de solicitar uma encomenda podendo, como descrito aqui, ser impressa ou digital (usando ferramentas online para a emissão, podendo seguir assim ou ser impressa também).
Mas a nota de encomenda ainda é usada nos casos em que se deseja formalizar a vontade de contratar algum serviço, mesmo que nesses casos ela ainda seja pouco explorada.
A nota de encomenda tem pelo menos um duplicado, já que se entrega o original ao vendedor, ao passo que o comprador fica com o duplicado. Deste modo, ambos têm constância da operação que se irá processar: o comprador, para demonstrar que mercadorias/produtos/artigos pediu; e o vendedor, para preparar a encomenda e dar início ao processo de faturação.
Pode-se dizer, em suma, que a nota de encomenda é um pedido por escrito de determinados produtos a um preço acordado e com certas condições de pagamento e entrega. Trata-se de uma autorização que o comprador concede para que lhe apresentem uma fatura pela compra das mercadorias.
Existem diversos programas e sites onde se pode fazer a emissão desse tipo de nota. E nesses é necessário que se preencha com informações como o nome do produto ou produtos, valor, data de pagamento, forma de pagamento, entre outras.
Mas há também materiais impressos que costumam ser usados, esse de modo mais genérico, contendo os campos principais para preenchimento como os citados: data da emissão, local, dados fiscais, valor da mercadoria, forma de pagamento, condições de entrega, nome e o domicílio do comprador e também do vendedor, entre outros. Esse sendo geralmente encontrados em papelarias ou em lojas de materiais para escritório.
Equipe editorial de Conceito.de. (31 de Outubro de 2013). Atualizado em 3 de Março de 2021. Nota de encomenda - O que é, conceito e definição. Conceito.de. https://conceito.de/nota-de-encomenda