Nota fiscal é um documento usado para comprovar uma venda. O mesmo é usado em negociações entre empresas e pessoas ou empresas e empresas. Tal documento ainda é conhecido em países de língua portuguesa pela sigla NF.
Somente uma empresa pode emitir nota fiscal, pois a mesma dispõe do chamado “certificado digital” e está cadastrada junto ao governo. E essa empresa deve ainda possuir um CNPJ válido.
Uma nota fiscal pode tanto ser emitida para produtos quanto também para serviços. E ela é fundamental para que a empresa pague os devidos tributos, ajudando também na questão da fiscalização dessa empresa.
Segundo a legislação do Brasil, por exemplo, todas as empresas devem emitir a NF. É algo obrigatório para todas elas. Contudo, no Brasil existe uma categoria de é denominada “MEI” (Microeemprendedor Individual) onde a emissão de nota fiscal para esse é obrigatória somente quando o mesmo fizer negócios com outra empresa (pessoa jurídica).
Nesse caso, o Microeemprendedor Individual pode optar por emitir ou não, sendo que especialistas recomendam que seja realizada a emissão.
Empresas que são obrigadas a emitir nota fiscal, caso não o façam, além de manterem uma organização financeira comprometida, também podem acabar tendo problema devido à sonegação fiscal.
Características da nota fiscal
Numa nota fiscal estarão informações como o nome da empresa que vendeu o produto ou forneceu o serviço, seu CNPJ (cadastro nacional de pessoa jurídica), o endereço e telefone dessa empresa.
Já sobre o cliente (quem adquiriu o produto ou serviço) ali constarão informações como o seu nome e sobrenome, endereço, CPF ou CNPJ e endereço.
Por fim, sobre o produto, ali constará o seu preço e os impostos devidos, assim como a data da compra.
Há uma chave que o cliente pode usar para conferir a nota fiscal no site do órgão competente, que no caso do Brasil é a Receita Federal.
Quando uma empresa emite nota fiscal, ela pega os dados que o cliente forneceu no ato da compra. E a emissão dessa NF é realizada segundo as atividades que a empresa presta, sendo que para isso é necessário que a mesma apresente o CNAE correto (há que se indicado somente um na nota fiscal, mesmo que sua empresa possua mais).
E a nota fiscal é um documento emitido por cliente (cada compra que o cliente fizer gerará uma nota dessas).
Nota fiscal eletrônica (NF-e)
Já a nota fiscal eletrônica (que possui a sigla NF-e) se trata de um documento que existe apenas no meio digital. Ela é também usada para comprovar uma transação e serve para que a empresa possa prestar contas depois dos impostos e outras contribuições.
Com esse tipo de nota as empresas não precisam mais dispor de espaços para armazenar esses documentos, uma vez que os mesmos, por serem digitalizados, podem ser guardados num computador ou disco externo, por exemplo. Assim as empresas precisariam de menos infraestrutura, já que estariam livres de papéis.
Essa nota fiscal eletrônica ainda é uma forma de contribuir para a preservação do meio ambiente. Com menos folhas de papel sendo usadas, então há uma redução no desmatamento.
Tal nota fiscal eletrônica pode ainda ser representada através de documento físico, o que é conhecido como DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica).
“Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica” se trata de um resumo ou simplificação da nota fiscal eletrônica e o mesmo é comum de ser enviado quando alguém faz compras pela internet. Esse documento não é a nota fiscal oficial, sendo apenas um meio de tornar mais fácil o acesso aos dados sobre a transação.
Cabe dizer que uma nota fiscal eletrônica é ainda vantajosa porque torna os processos fiscais mais agilizados, uma vez que há a necessidade de validação.
Mas mesmo que não seja necessário dispor de espaço físicos para o armazenamento dessas notas fiscais, existe uma regra quanto ao armazenamento delas: as prefeituras exigem que as empresas guardem essas notas fiscais por até cinco anos. E isso porque pode ser que o cliente acione a garantia ou queira realizar a troca de um produto, por exemplo.
Os formatos que as notas fiscais eletrônicas podem ter são: PDF e XML.
Nota fiscal de entrada
Por fim, existe ainda o que é conhecido como nota fiscal de entrada.
Uma nota fiscal de entrada é um documento usado para garantir que o que foi comprado por uma empresa foi devidamente registrado. É comum que as empresas usem esse tipo de nota sempre que houver mercadorias recebidas de um fornecedor, por exemplo. Mas além disso, há outros casos onde se pode fazer uso desse tipo de nota fiscal.
Sempre que a empresa que compra as mercadorias responsabiliza-se pelo transporte e pela retirada da mercadoria, então deve ser emitida essa nota. Do mesmo modo, se um produto for importado e o documento do país de onde vem a mercadoria não for válido no Brasil, faz-se necessário emitir essa nota fiscal de entrada.
SOUSA, Priscila. (11 de Julho de 2022). Nota fiscal - O que é, características, conceito e definição. Conceito.de. https://conceito.de/nota-fiscal