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Conceito de arquivo

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O termo arquivo deriva do latim archīvum, embora a sua origem mais remota se encontre na língua grega e se possa traduzir por “sede do governo”. O termo é usado para se referir ao conjunto ordenado de documentos que uma sociedade, uma instituição ou uma pessoa elabora no âmbito das suas atividades e funções.

arquivo
Arquivo é um conjunto ordenado de documentos

Exemplos: “Não me lembro em que data assinámos o contrato: vou recorrer ao arquivo para confirmar isso”, “Tenho um percurso académico notável, podem comprová-lo consultando o arquivo dos recursos humanos”, “Este jornalista é reconhecido por conservar o arquivo mais importante sobre o cinema uruguaio”.

O lugar onde se preservam esses documentos também se conhece sob o nome de arquivo: “O Arquivo Geral da Nação conserva milhares de textos que são um valioso testemunho do património nacional”, “Podes encontrar mais informações no arquivo do Congresso”, “Um incêndio no arquivo do teatro destruiu os livros originais das obras mais famosas”.

A ação e o efeito de arquivar (guardar documentos, dar um assunto/caso por encerrado/concluído) pode chamar-se arquivo: “O secretário já entregou a documentação, pelo que vou proceder ao arquivo da mesma”, “A família da vítima está furiosa, já que o tribunal mandou arquivar o processo”.

No âmbito da informática, um arquivo é um conjunto de informação digital que se pode armazenar num computador ou noutro tipo de dispositivo: “Por favor, pede ao Rúben para me voltar a enviar o arquivo por correio electrónico, pois nunca cheguei a recebê-lo”, “É um arquivo muito pesado: vai demorar bastante tempo a descarregar”.

Arquivo X (televisão)

Arquivo X (do original em inglês The X-Files) é uma série norte-americana de ficção científica criada pelo roteirista e produtor Chris Carter. Além da série, houveram também dois filmes, um lançado em 1998 e outro lançado em 2008.

Essa série narra a história de dois agentes especiais do FBI, Fox Mulder (interpretado pelo ator David Duchovny) e Dana Scully (interpretada pela atriz Gillian Anderson), que tentam encontrar respostas para eventos paranormais. Na trama, ele acredita em seres de outro planeta, enquanto ela é cética sobre, contudo, conforme a trama de desenrola, ela busca saber mais sobre isso e o que acontece a sua volta.

Arquivo de computador

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Arquivo pode também se tratar de materiais digitais (usados em computadores)

Os arquivos de computador são duráveis, já que não se tratam de elementos físicos, mas sim digitais, não tendo validade. Quando se cria um arquivo num editor de textos, por exemplo, esse arquivo pode existir pelo tempo em que o usuário daquele computador permitir. Esse tipo de arquivo permanece disponível para uso mesmo se o programa tiver sido fechado.

Pode-se dizer que os arquivos de computador são o equivalente moderno aos tradicionais documentos em papel, os quais costumam ser armazenados em pastas para serem acessados quando é necessário. Mas ao contrário dos arquivos em papel, os arquivos de computador são mais fáceis de serem encontrados, devendo apenas escrever um termo na caixa de busca do computador para encontrar o arquivo correspondente.

Arquivo morto

Os documentos de uma empresa, mesmo após um certo período, não podem ser descartados, posto isso, é necessário que essa empresa armazene tais documentos, recebendo eles o nome de arquivo morto.

Esses são documentos importantes para a empresa, sendo que podem ser guardados por muitos e muitos anos. Geralmente, são classificados como arquivo morto os seguintes documentos: arquivos tributários, arquivos trabalhistas, fiscais, entre outros, onde esses se tornam essenciais para a empresa no que tange a proteção jurídica para a mesma.

Há casos em que esses documentos podem ser usados no momento ou também podem ser usados de forma periódica. Como eles trazem informações relevantes para a empresa, então precisam ser armazenados de maneira adequada e que permita que o seu acesso seja facilitado, devido a que se possa precisar realizar consultas desses mais tarde (seja daqui a um ano, dois anos ou dez anos, por exemplo). E nas empresas, o correto armazenamento de tais documentos é fundamental, já que conforme os anos passam o volume de documentos apenas aumenta.

Citação

Equipe editorial de Conceito.de. (30 de Outubro de 2013). Conceito de arquivo. Conceito.de. https://conceito.de/arquivo