As despesas são saídas de recursos financeiros (o dinheiro que sai, que é despendido), em oposição às entradas (o dinheiro que entra em caixa). Porém, não constituem gastos que afetem perdas ou ganhos.
O conceito de despesas está bastante associado à contabilidade. São consideradas despesas as saídas de dinheiro da tesouraria de uma empresa ou organização, ao passo que se dá o nome de receitas ou lucros ao dinheiro que entra.
As despesas incluem os gastos e os investimentos (capital investido). O gasto é o lançamento contabilístico que aumenta as perdas ou diminui o benefício. O gasto supõe um desembolso financeiro, podendo ser um movimento de caixa ou bancário. O pagamento de um serviço (por exemplo, de conexão à Internet) e o arrendamento de um espaço comercial são alguns dos gastos habituais que fazem parte das despesas das empresas.
Mas apesar desse conceito se encontrar muito relacionado as empresas, as despesas afetam quaisquer pessoas. Por exemplo: uma família tem despesas com água, energia elétrica, telefone, gás de cozinha, entre outros.
Ao passo que as despesas públicas tratam-se de valores que saem dos caixas públicos a fim de custear serviços prestados para a sociedade, por exemplo: despesas com contratação de novos médicos nas unidades de saúde pública. Mas essas despesas podem também ser destinadas a investimentos feitos pelo governo.
No Brasil, para que uma despesa pública seja concretizada, é necessária a autorização do Poder Legislativo, por meio do orçamento público. Existem casos, no entanto, onde não é realizado esse processo, essas despesas são conhecidas como “extra orçamentárias”.
As despesas extra orçamentárias são aquelas que não estão previstas no orçamento.
Os investimentos e os custos, por sua vez, também implicam despender dinheiro. No entanto, é dinheiro que se desembolsa com a esperança de render no futuro. Ao comprar uma matéria-prima, uma empresa realiza um gasto (o dinheiro sai da caixa), mas, ao transformar essa matéria, converte-se num produto terminado que trará lucros (ou entradas) com a sua venda. De acordo com a lógica empresarial, os lucros devem superar as despesas para obter rentabilidade.
O fluxo de efetivo é um estado contabilístico que permite controlar os movimentos de efetivo e equivalentes. Trata-se de uma maneira de supervisionar quanto dinheiro sai da empresa e quanto entra, o que ajuda na planificação. Uma firma precisa de ter as suas despesas controladas para poder fazer frente às suas obrigações operativas.
Ainda, temos as despesas fixas e as despesas variáveis. Como o próprio nome sugere, uma despesa fixa é quando o seu valor não muda, independente se as vendas foram altas ou baixas naquele mês. Numa empresa, essas despesas não tem relação com o produto ou seu custo de produção. Exemplos de despesas fixas são: tarifas bancárias, aluguel, etc.
Já a despesa variável é aquela que se altera de acordo com variáveis como custo de produção, quantidades de vendas realizadas, etc.
As despesas variáveis só existem se você produzir algo ou fizer alguma venda. Alguns exemplos são: a comissão cobrada ao fazer uso de sistemas que intermedeiam pagamentos (com comissão a cada venda), custos com energia elétrica, os valores de fretes pagos para o envio de mercadorias, entre outras.
Equipe editorial de Conceito.de. (17 de Março de 2011). Atualizado em 6 de Março de 2020. Despesas - O que é, conceito e definição. Conceito.de. https://conceito.de/despesas