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Conceito de secretária

Do latim secretarĭus, uma secretária (ou um secretário) é uma pessoa que se encarrega de receber e redigir a correspondência de um superior hierárquico, organizar e gerir a agenda deste e vigiar, classificar e ordenar os documentos, as pastas e os processos num escritório (ou num gabinete). O cargo que ocupa uma secretária costuma designar-se auxiliar administrativo(a).

A secretária, por conseguinte, realiza certas atividades elementares e imprescindíveis no seio de uma empresa ou de uma organização. Trata-se da funcionária que se encarrega da gestão diária, prestando sempre contas ao seu superior.

O emprego de secretária ou secretário é chamado de secretariado, por exemplo: “ela começou no secretariado já tem mais de cinco anos”.

Atender o telefone, efetuar chamadas, responder os correios electrónicos, receber as visitas, arquivar documentos, preparar as assembleias (reuniões) ou ainda as viagens de negócios e coordenar os pagamentos e as cobranças são apenas algumas das tarefas que desempenha uma secretária.

Por exemplo: “Gostaria que tivéssemos uma reunião nos próximos dias para analisarmos este negócio. Por favor, ligue à minha secretária, uma vez que ela conhece melhor do que eu a minha agenda”, “Vou pedir os documentos à minha secretária para procedermos à celebração do contrato”, “Ontem, falei com a tua secretária e ela disse-me que estavas doente: o que se passa contigo?”.

Embora o cargo de auxiliar administrativo possa ser exercido por homens ou mulheres, é mais habitual ser uma mulher a desempenhar esta função, daí ser muito mais frequente falar-se de secretária (isto é, no feminino) em vez de secretário.

Com o crescente número de empresas que atuam online, inclusive com aquelas que possibilitam o trabalho remoto, agora as secretárias também têm (quando disponível na empresa) a possibilidade de trabalharem de suas casas, realizando os mesmos procedimentos como atender ligações, agendar compromissos, elaborar planilhas, etc.

Há também a secretária executiva que é considera o braço direito de muitos dos líderes de mercado, sendo que essas profissionais desempenham funções de maior complexidade dentro da organização.

Algumas das funções de uma secretária executiva são: planejamento estratégico e de comunicação interna e externa, gerenciamento de equipes, realização de controle de pagamentos, ela participa da rotina da organização, além de realizar outras tarefas como organizar agendas, organização de arquivos, controle de atividades, controle de pagamentos, acompanhar e preparar e reuniões, ajuda no desenvolvimento da organização, etc.

Um secretário ou secretária executiva precisa de uma formação como administração, gestão comercial, ciências econômicas ou ciências contábeis para que possa exercer essa função.

Há também a chamada secretária administrativa que possui funções similares a essa.

São muitas as funções de uma secretária, logo, ela precisa dispor de muitas habilidades e competências, especialmente conhecimento e habilidades no que diz respeito a tecnologia, pois usará de muitas ferramentas digitais.

Por outro lado, dá-se o nome de secretária ao móvel composto por uma mesa para escrever, gavetas e prateleiras para arquivar documentos e livros, no qual se encontra (ou não) um computador ou uma máquina de escrever, canetas, calculadora e telefone. Noutros termos, é uma ferramenta de trabalho.

A secretária eletrônica é um aparelho que vem em alguns modelos de telefones fixos e serve para gravar mensagens quando a pessoa não pode atender a ligação no momento.

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