O plano de contas é uma lista que apresenta as contas necessárias para registar os eventos económicos e financeiros. Trata-se de uma ordenação sistemática de todas as contas que fazem parte do chamado Plano Oficial de Contas (ou POC).
Para facilitar a identificação de cada uma das contas e sub-contas, o plano de contas costuma ser codificado. Este processo implica a afetação de um símbolo, podendo ser um número, uma letra ou a combinação de ambos, a cada uma das contas.
O sistema mnemotécnico mais usual para codificar o plano de contas é a numeração decimal, que permite agrupamentos ilimitados e facilita a tarefa de juntar e intercalar novas contas. Por exemplo: 1 Ativo, 1.1 Ativo corrente, 1.2 Ativo não corrente, 1.1.1 Caixa e Depósitos, 1.1.2 Investimentos correntes.
O plano de contas é o responsável por organizar e por categorizar informações econômico-financeiras das empresas. Isso quer dizer que por meio dele é possível definir padrões para que sejam feitos os registros das operações.
E, em geral, ele costuma ser complementado com um manual de contas, que contém as instruções necessárias para a utilização das contas que fazem parte do POC.
O plano de contas confere uma estrutura básica à organização do Plano Oficial de Contas, pelo que é considerado como um meio de obter informação de forma simples. O plano de contas deve obedecer a vários requisitos, dos quais citaremos a homogeneidade, a integridade (deve apresentar todas as contas necessárias), a sistematicidade (deve seguir uma determinada ordem) e a flexibilidade (deve permitir que sejam introduzidas novas contas).
E o processo de construção do plano de contas numa empresa é algo que nunca tem fim, pois está sempre recebendo complementos, sempre evoluindo.
Por outro lado, é importante, na hora de elaborar um plano de contas, recorrer a terminologia clara para denominar cada conta, partindo do geral para o particular.
Com o uso do plano de contas a fim de registrar as atividades de uma empresa, é possível estruturar relatórios contábeis como, por exemplo, a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) e também o Balanço Patrimonial (BP). Logo, esse plano não se trata meramente de um relatório sobre saldos e outras informações, mas é um elemento com uma estrutura que serve para elaborar outros documentos.
Outro objetivo que o plano de contas possui é servir para a elaboração do Orçamento Empresarial que é uma ferramenta gerencial essencial para as empresas. Com isso, então é possível ter as metas orçamentárias de uma empresa devidamente claras e, ainda, consegue-se acompanhar todos os meses o que é feito na organização.
Ainda que a estrutura base para a elaboração do plano de contas não tenha muita variação, é possível modelá-la de acordo com a empresa. Desse modo se consegue atender as necessidades no tocante a análise e também, no que diz respeito aos gestores, do suporte a tomada de decisões.
Um dos passos essenciais para elaborar um plano de contas é criar uma lista com todas as contas, devendo possuir grupos de ativos, passivos, receitas e também despesas.
E o processo de construção do plano de contas numa empresa é algo que nunca tem fim, pois está sempre recebendo complementos, sempre evoluindo.
Equipe editorial de Conceito.de. (8 de Outubro de 2011). Atualizado em 7 de Janeiro de 2021. Plano de contas - O que é, conceito e definição. Conceito.de. https://conceito.de/plano-de-contas