Gestão de projetos compreende técnicas e processos essenciais para que um projeto tenha êxito.
Esse tipo de gestão é, basicamente, a arte de gerenciar um projeto do seu começo dele até o seu término, compreendendo todas as etapas, partindo do planejamento, análise, execução e controle de pessoas e de recursos. E nela ainda há processos e etapas como controle de recursos, prazos e gerenciamento de riscos.
A gestão é uma prática importante nas organizações de todos os segmentos e tamanhos, de empresas corporativas a instituições sem fins lucrativos e mesmo as governamentais.
Fases importantes da gestão de projetos
No centro da gestão de projetos há o ciclo de vida do projeto, que costuma envolver as fases de iniciação, planejamento, execução, monitoramento e finalização.
Sobre a fase de iniciação, é ali quando os objetivos do projeto são elaborados e sua viabilidade é analisada. No planejamento, acontece que os detalhes do projeto são definidos, com o escopo, cronograma, orçamento e os recursos que se precisa. Chegando a fase de execução, realizam-se as tarefas segundo o plano determinado.
O monitoramento é a etapa para acompanhar o progresso de um projeto. Ali se detectam desvios quanto ao plano e são tomadas medidas corretivas, caso necessário.
E em seguida há a finalização ou encerramento. Essa é a fase quando há o encerramento do projeto, com a documentação de lições aprendidas e a passagem de entregas aos responsáveis devido ao uso ou manutenção.
Se pode facilitar a gestão de projetos através de distintas ferramentas e técnicas. Um exemplo é o uso de softwares de gestão de projetos, técnicas para a análise de risco, bons métodos de comunicação e habilidades relacionadas a liderança.
Essa gestão ainda se beneficia de princípios fundamentais. E dentre eles estão: clareza de objetivos, definição de responsabilidades, comunicação clara e colaboração entre os interessados.
Áreas importante dessa gestão
A gestão de projetos compreende diferentes áreas importantes para assegurar o sucesso de um negócio. E quando há esse gerenciamento eficaz de tais áreas, se consegue então atingir os objetivos de um projeto de maneira eficiente.
Um dos aspectos cruciais é o gerenciamento de tempo. Ele compreende a criação de cronogramas realistas e a organização das atividades a fim de cumprir os prazos definidos.
O gerenciamento de custos é mais uma área importante. Ela ajuda a garantir que o projeto siga dentro do orçamento determinado, com o controle dos gastos e detectando possíveis desvios financeiros.
Há o gerenciamento de qualidade que foca em fazer com que os produtos ou serviços estejam de acordo com os padrões estabelecidos. E para isso se usam processos de controle e de garantia da qualidade.
O gerenciamento de recursos é o que aloca e usa eficientemente os recursos que se tem. E esses recursos geralmente são: pessoal, materiais e equipamentos. E com isso se máxima a atividade e reduz os desperdícios.
Nesse processo existe ainda o gerenciamento de riscos. Esse compreende a identificação, avaliação e diminuição de possíveis ameaças ao sucesso do projeto. E com isso se diminuiria a probabilidade de ocorrência e o impacto negativo.
O gerenciamento de aquisições, por sua vez, designa a contratação de bens e serviços externos para o projeto. Nisso inclui-se o processo para a escolha de fornecedores e a negociação dos contratos.
Já o gerenciamento de comunicação é a definição de canais eficazes para trocar de informações entre os interessados. Assim se garante uma comunicação transparente no desenrolar do projeto.
Finalmente, o gerenciamento de partes interessadas identifica, engaja e gerencia as expectativas dos afetados pelo projeto, ao passo que o gerenciamento de integração coordena essas áreas, garantindo a coesão entre os aspectos do projeto.
Figuras importantes na gestão de projetos
Na gestão de projetos, além da equipe, é crucial a participação do patrocinador, do gerente de projeto e do cliente.
O patrocinador é aquele que financia e apoia o projeto. Ele escolhe o gerente de projeto e proporciona suporte ao longo do ciclo de vida do projeto. Sendo a pessoa de maior autoridade, o patrocinador decide a visão e os objetivos de um projeto, resolvendo ainda questões estratégicas e garantindo recursos apropriados.
O gerente de projeto é aquele que responde pela execução do projeto, do planejamento a entrega. Ele coordena as atividades, realiza o gerenciamento dos recursos, comunica-se com os interessados e trabalha para assegurar que as metas sejam conquistadas no prazo e do orçamento definidos.
Sendo um líder, o gerente de projeto opera como um mediador entre o patrocinador e a equipe. E assim ele garante a coesão e o progresso do projeto.
O cliente é aquele que receberá o produto final de um projeto. E mesmo que ele nem sempre esteja ativo a todo momento no desenvolvimento do projeto, o mesmo é fundamental, pois determina os requisitos e as expectativas com o produto/serviço. A satisfação dele, então, é o principal indicador para o sucesso do projeto.
Esses três papéis podem tanto ser cumpridos por pessoas diferentes ou, nos projetos menores ou internos, por uma mesma pessoa.
SOUSA, Priscila. (19 de Abril de 2024). Gestão de projetos - O que é, fases, conceito e definição. Conceito.de. https://conceito.de/gestao-de-projetos