Digitalização é a transformação de dados do meio físico para o meio digital. E com isso se convertem informações nos formatos eletrônicos.
Esse processo acarreta na substituição dos documentos físicos por versões digitais, eliminando o excesso de papel e promovendo uma organização eficiente.
Mas o processo não somente diminui a dependência de documentos físicos, como ainda facilita na hora de armazenar, acessar e compartilhar dados de modo rápido e seguro.
A digitalização ajuda na modernização de processos, proporcionando mais eficiência operacional, facilitando quando se tem que buscar por informações e, ainda, ajudando a conceder mais agilidade nas tomadas de decisão, tão importantes para a transformação digital.Parte superior do formulário
Matérias antigas de jornal ou arquivos de empresas, que antes se teria que acessar por meio de busca manual, o que demandava muito tempo, agora podem ser buscadas dentro de alguns minutos quando essas são digitalizadas e inseridas em um banco de dados apropriada.
Digitalização de documentos
Chama-se de digitalização de documentos o processo de transformar documentos físicos em arquivos digitais. E esses últimos poderiam agora ser gerenciados no ambiente virtual.
Esse processo já é uma realidade em muitos negócios. E isso é importante porque a agilidade dos mercados, a elevada demanda por informações e a necessidade em acessar arquivos em tempo real faz com que sejam necessários processos mais rápidos e com mais simplicidade.
Há alguns anos, se alguém quisesse armazenar arquivos, essa pessoa (ou empresa) teria que usar um elemento físico para isso, como um pendrive, disquete, HD, etc. Mas nos dias de hoje já se conta com a nuvem.
Sobre a cloud computing (nuvem) e sua atuação na digitalização
A computação em nuvem, ou cloud computing, trouxe revolução para a digitalização com o acesso remoto a soluções de computação, armazenamento e de serviços via internet. Ela exclui a necessidade de infraestrutura física, possibilitando assim a escalabilidade segundo a demanda.
Empresas conseguem armazenar, processar e ter acesso aos dados de maneira eficiente. E com isso se tem agilidade e flexibilidade. O mesmo é para usuários que utilizam os serviços na nuvem e podem digitalizar e enviar seus arquivos para lá.
Além disso, a nuvem ajuda a tornar viável a colaboração remota. Ela ainda é algo de suma importância para impulsionar inovações como inteligência artificial e big data, simplificando assim a manutenção de sistemas.
Tal abordagem transformadora no que tange a computação otimiza custos e também potencializa a transformação digital. Isso gera impulso para a conectividade e para a eficiência operacional em muitas indústrias.
Mas voltando a falar da sua importância a digitalização, ela ajuda a manter arquivos organizados e acessíveis. Desse modo, uma pessoa comum ou funcionários de uma empresa conseguiriam acessar documentos digitalizados em qualquer lugar do mundo tendo um dispositivo com acesso à internet.
Arquivos digitais x documentos digitalizados no âmbito jurídico
No contexto jurídico, existe uma diferença entre os documentos digitais e os que são digitalizados.
O documento digital surge de forma eletrônica, sendo que a validação jurídica dele, no caso de contratos, exige certificação online. E assim aquele arquivo teria autenticidade.
Enquanto isso, o documento digitalizado é aquele que primeiramente foi emitido em papel. Só depois o mesmo foi então adaptado para o digital.
Uso de scanner profissional
Um dos recursos usados para a digitalização são os scanners profissionais. Esses, diferente de outros equipamentos de digitalização, ou que escaneiam documentos em papel, apenas digitalizam e transformam o conteúdo do documento em imagens eletrônicas.
Além disso, os equipamentos desse tipo incorporam uma tecnologia moderna para captura e tratamento de imagens. Por meio deles há como produzir imagens com alta legibilidade, com controle de configurações como brilho, contraste e outros requisitos para se ter a melhor digitalização do documento.
Com um scanner profissional há então como digitalizar simultaneamente frente e verso do documento. Com isso se eliminam as páginas em branco e geram-se arquivos compactos, quais ocupam poucos espaços ao serem armazenados e viabilizam o envio e recebimento de tais imagens.
Digitização e digitalização
Digitalização e digitização são termos que muitos costumam confundir. Contudo, esses são conceitos distintos, mesmo que tendo alguma relação.
A digitização é o processo de levar um negócio físico para o meio digital. Essa é uma mudança que compreende diversos processos complexos, que mudarão a infraestrutura dos empreendimentos.
Pode ser que a digitização suceda já na criação da empresa, a exemplo dos novos bancos digitais, que operam 100% no digital. E em outros contextos, uma empresa tradicional se beneficiaria da tecnologia em prol de transformar sua rotina.
Já a digitalização, como explicado, é a conversão de dados físicos em digitais. Esse se trata de um processo muito comum no caso de documentos.
Com a digitalização, os dados passam para o meio digital, não sendo mais necessário ter que lidar com um elevado volume de papeis. Desse modo, é mais fácil assinar contratos, guardar informações e, no caso das empresas, saber sobre o comportamento de clientes. E com isso se pode realizar automação, usar redes sociais para promover a marca, trabalhar com marketing digital, e-commerce, etc. Mas para isso é importante que a empresa invsita em educação digital, criptografia, privacidade de dados a fim e proteger os dados pessoais dos clientes.
SOUSA, Priscila. (26 de Janeiro de 2024). Digitalização - O que é, conceito e definição. Conceito.de. https://conceito.de/digitalizacao